|
BELEIDSREGEL van de
Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr.
WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een
machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 ten behoeve
van routinematige digitalisering van archiefbescheiden (Beleidsregel
digitale vervanging archiefbescheiden)
De
Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
Gelet op de artikelen 7 van de Archiefwet 1995,
2, eerste lid, onderdeel c en d, en 6 van het
Archiefbesluit 1995 en 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;
Besluit:
Artikel
1. Begripsbepalingen
In deze beleidsregel wordt verstaan onder:
a. digitale vervanging: routinematige, digitale vervanging van
archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen;
b. ontwerpvervangingsbesluit: ontwerp van een besluit als bedoeld
in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;
c. vervangingsbesluit: besluit als bedoeld in artikel 6, eerste
lid, van het Archiefbesluit 1995.
Artikel 2. Reikwijdte
Deze beleidsregel heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gebruik maakt van de bevoegdheid tot
het afgeven van een machtiging tot vervanging als bedoeld in artikel 7
van de Archiefwet 1995, voor zover het een wijze van digitale vervanging
betreft.
Artikel 3. Verleningscriteria
1. Een machtiging wordt in ieder geval
verleend, indien de zorgdrager blijkens een ontwerpvervangingsbesluit
voor alle in dat verband te digitaliseren archiefbescheiden:
a. toepassing zal geven aan:
1°. artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden; en
2°. een ten behoeve van de aanvraag ingediende beschrijving van
de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen
vervanging, die ten minste voorziet in de elementen die zijn
opgenomen in paragraaf 1 van de bijlage bij deze beleidsregel en die
onder meer dient ter instructie voor de personen die binnen de
organisatie belast zijn met taken in het vervangingsproces; en
b. ten minste zal voldoen aan de technische specificaties die zijn
opgenomen in paragraaf 2 van de bijlage bij deze beleidsregel.
2. Een machtiging wordt slechts verleend voor de vervanging van
archiefbescheiden die:
a. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding
van het vervangingsbesluit, en zaken betreffen die nog niet zijn
afgedaan; of
b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met
vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.
Artikel 4. Uitzonderingen
1. Een machtiging heeft geen betrekking
op digitale vervanging die onverenigbaar is met de waarden, bedoeld in
artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d, van het Archiefbesluit 1995.
2. Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met de
waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het
Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van
archiefbescheiden:
a. waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed
geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;
b. die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische
waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.
3. Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met het
belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het
Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van
archiefbescheiden:
a. waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende
vaststaat;
b. die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in
hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.
Artikel 5. Inwerkingtreding
Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de tweede dag na
de dagtekening van de Staatscourant waarin hij wordt geplaatst.
Artikel 6. Citeertitel
Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel digitale
vervanging archiefbescheiden.
Deze beleidsregel zal met de toelichting in
de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de
bijlage, die ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap en raadpleegbaar wordt gemaakt op de internetsite www.nationaalarchief.nl.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H.A. Plasterk.
Bijlage
[Ligt ter inzage bij het ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap en is raadpleegbaar op de internetsite www.nationaalarchief.nl]
|