Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie,
M.C.F. Verdonk.

Abri: Locatie waar opvanggerechtigden gedurende een vooraf vastgestelde periode ter observatie en begeleiding verblijven na indicatie van de gemeenschappelijke indicatiecommissie AMOG/abri

AMOG: Opvanggerechtigden met onaangepast gedrag

Amv: Alleenstaande minderjarige vluchteling; dit is een opvanggerechtigde jonger dan 18 jaar die bij binnenkomst in Nederland niet wordt begeleid en/of verzorgd door minimaal één ouder dan wel een meerderjarige bloed- of aanverwant(e)

Centrale opvang: Opvang door het COA van opvanggerechtigden, exclusief de opvang welke in opdracht van gemeenten wordt uitgevoerd en exclusief tijdelijke noodvoorzieningen

Decentrale opvang: Opvang onder verantwoordelijkheid van een gemeente

Doorstroomtijd: Tijd welke een persoon die uit de opvang vertrekt in de opvang heeft doorgebracht

Dublinclaimant: Vreemdelingen ten aanzien van wie op grond van de Overeenkomst van Dublin een claim is of zal worden gelegd; iemand van wie is vastgesteld dat hij of zij in een ander Schengenland is geweest voordat de aanvraag in Nederland is ingediend

Fasen in de procedure: De eerste asielaanvraag, beroep, hoger beroep en uitgeprocedeerd dan wel vergunninghouder

Fasen van bemiddeling: Fase 1 is de periode vanaf het moment dat het besluit met betrekking tot de vergunningverlening is genomen tot het moment dat dit besluit bekend is bij het COA, fase 2 is de periode tussen het moment dat het besluit bekend is bij het COA en het moment dat de vergunninghouder wordt bemiddeld (groen licht), fase 3 is de periode tussen groen licht en het moment dat met de vergunninghouder voor woonruimte in een gemeente wordt voorgedragen, en fase 4 is de periode tussen deze plaatsingsvoordracht en het moment van werkelijke uitstroom van de vergunninghouder uit de opvang

Ongecontroleerd vertrek uit Nederland: Een vreemdeling die zonder kennisgeving definitief is weggegaan uit een opvangaccomodatie en van wie de verblijfplaats onbekend is

Modaliteit: Opvangvorm

Nidos: Voogdij- en opvanginstelling voor amv’s en jonge vluchtelingen

Opvanggerechtigden: Asielzoekers, uitgeprocedeerden en vergunninghouders in de COA-opvang en bij gemeenten, voor zover deze recht hebben op opvang of van wie de opvangvoorziening nog niet is beëindigd

Overgenomen ROA: Opvang die het COA in opdracht van gemeenten uitvoert voor personen die vallen onder de wet ROA

Overgenomen ex-VVTV: Opvang die het COA in opdracht van gemeenten uitvoert voor personen, waarvan de VVTV-status is ingetrokken en die nog in procedure zijn tegen de rechterlijke beslissing

TNV: Tijdelijke Noodvoorziening Vreemdelingen; dit is een opvangvoorziening voor vreemdelingen die in het bezit zijn van een afsprakenbriefje voor een AC ten behoeve van het feitelijk indienen van een asielaanvraag.

VBR: In beginsel jaarlijks te verlengen vergunning waarbij de vreemdeling toestemming heeft om langer dan drie maanden in Nederland te blijven

VBT: In beginsel driejaarlijks te verlengen vergunning waarbij de vreemdeling toestemming heeft om langer dan drie maanden in Nederland te blijven

Verblijfsduur: Tijdsduur welke opgevangen personen in de opvang hebben doorgebracht

Vergunninghouder: Persoon in het bezit van een verblijfsvergunning (VBT, VBR, VOT)

Verslagperioden Voor de per vier maanden te verstrekken informatie zijn de perioden van januari tot en met april, van mei tot en met augustus en van september tot en met december. Voor de per zes maanden te verstrekken informatie zijn de perioden januari tot en met juni en juli tot en met december

Vonk, De: Behandelcentrum voor opvanggerechtigden met traumatische problemen.

VOT: Vergunning voor onbepaalde tijd

ZZA: Zelfzorgarrangement waarbij de asielzoeker in plaats van huisvesting een financiële vergoeding ontvangt.

Het activiteitenverslag zoals bedoeld in de Wet COA wordt jaarlijks na afloop van het boekjaar aan de Minister aangeboden binnen de termijn die de Wet COA stelt, opdat de Minister het activiteitenverslag kan aanbieden aan de Staten-Generaal. Dit verslag heeft de vorm van het COA-jaarverslag en vormt een verkorte versie van het financiële verslag, aangevuld met voor de Staten-Generaal relevante informatie ten behoeve van beleidsdoeleinden (zie ook Wet COA, art. 15).

De kostprijstabellen van de producten voor de verschillende, naar capaciteitsomvang onderscheiden prijsstaffels, worden verstrekt voor het jaar waarop de laatste beschikking betrekking heeft, waarbij de kostprijzen in overeenstemming zijn met het gestelde in de beschikking, binnen 8 weken na ontvangst van de beschikking, dit uitsluitend wanneer in de in de beschikking gehanteerde kostprijzen anders luiden dan de kostprijzen behorende bij eerdere beschikkingen.

Onderwerpen waarop het COA in het kader van de risicio-analyse in zijn jaarplan in dient te gaan worden vóór 1 september van het voorafgaande jaar aangeleverd bij het COA.

Het jaarplan dat jaarlijks wordt ingediend vóór 15 november, bestaat uit de volgende onderdelen.

In de begroting worden opgenomen:

– Een lasten- en batenrekening met uitgebreide toelichting.

– De balans per 1 januari en per ultimo van het jaar.

– Een kasstroomoverzicht.

– Een overzicht van de ontwikkeling eigen vermogen.

– Indien van toepassing een raming van de kosten van het sociaal plan en van de krimpkosten.

In de bedrijfsvoeringsparagraaf wordt tenminste ingegaan op:

– De voorziene risico’s ten aanzien van de ministeriele verantwoordelijkheid en de voorgenomen maatregelen;

– De betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening;

– Instrumenten van sturing en beheersing die dienen te worden ingezet (b.v. als uitvloeisel van bevindingen van de accountant en op basis van de risicoanalyses);

– Maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;

– De majeure wijzigingen in de wijze van kwaliteitsborging;

– De majeure wijzigingen in de administratieve organisatie;

In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen ingegaan op de meerjarige verwachtingen (het komende jaar en de twee daaropvolgende jaren) ten aanzien van:

– het resultaat van het COA (aangevuld met het gerealiseerde resultaat over hjet vorige jaar en het verwachte resultaat over het lopende jaar);

– de financieringsbehoefte in het kader van de aanvraag leenfaciliteit opgebouwd uit het investeringsplan en de vermogensontwikkeling;

Tevens wordt in deze paragraaf ingegaan op de belangrijkste veranderingen in de werkwijze van het orgaan voor zover deze politiek relevant worden geacht of financieel van substantiële omvang zijn. Ook wordt gevraagd in te gaan op substantiële knelpunten, zowel financieel, qua bedrijfsvoering, beleidsmatig als politiek.

Het financiële verslag wordt jaarlijks binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar aan de Minister aangeboden. Het financiële verslag kent de volgende onderdelen:

1. Een directieverslag met informatie over het afgelopen jaar en met gebeurtenissen na de balansdatum van 31 december van het afgelopen jaar, met toekomstverwachtingen en met onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten.

2. Een bedrijfsvoeringsverslag waarin het bestuur van het COA verantwoording aflegt over de in het boekjaar gevolgde strategie en over de mate waarin aan het bedrijfsvoeringsplan is voldaan.

3. Een jaarrekening waarin het bestuur verantwoording aflegt over de financiële gevolgen van de gedurende het boekjaar gevolgde strategie met de weerslag daarvan op de vermogenspositie van het COA. De jaarrekening bevat:

– Een balans;

– een lasten- en batenrekening;

– een toelichting op de balans en de lasten- en batenrekening;

– een kasstroomoverzicht;

– een overzicht van de ontwikkeling eigen vermogen;

– een overzicht van de kosten per kostensoort;

– indien van toepassing de kosten van het sociaal plan en van de krimpkosten;

– een voorstel voor de subsidie jaarafrekening.

4. Overige niet-financiële informatie over het gevoerde beleid en in het kader van de uitvoering van de bedrijfsprocessen. Deze informatie omvat volumegegevens, te weten:

– Voor de structurele capaciteit, de flexibele capaciteit, de amv-capaciteit, de buffercapaciteit en de TNV-capaciteit: de beginstand van het verslagjaar, de eindstand van het verslagjaar en het gemiddelde;

– Voor de uitgenodigde vluchtelingen, de instroom in de opvang en de uitstroom uit de opvang: het jaartotaal;

– Voor de ROA in de decentrale opvang, de overgenomen ROA, de RVB, en de ZZA de beginstand van het verslagjaar in aantallen personen, de eindstand van het verslagjaar en het gemiddelde;

– Voor de opvanggerechtigden inclusief amv’s, de amv’s en de vergunninghouders in de opvang: het gemiddelde.

5. Overige gegevens, bestaande uit:

– De accountantsverklaring

– Het rapport van bevindingen

Het rapport van bevindingen van de accountant wordt jaarlijks tegelijk met het financiële verslag aangeboden aan de Minister.

Tegelijk met het financiële verslag doet het COA een voorstel voor de bestemming van het jaarresultaat, waaronder een nader voorstel tot beleidsintensiveringen waar in de subsidierelatie geen ruimte voor bestaat, tenzij het eigen vermogen onder de 1% komt van de gemiddelde omzet van de afgelopen drie jaar.

Uiterlijk acht weken na afloop wordt over de verslagperiode de volgende informatie ter beschikking gesteld:

Met betrekking tot de uitvoering:

– a) de werkelijk gerealiseerde aantallen voor eenheden waarvan in het Subsidiebesluit Centraal Orgaan opvang asielzoekers wordt bepaald dat deze worden gefinancierd op basis van werkelijke gerealiseerde aantallen, en
b) voor de overige eenheden de aantallen conform de beschikking van de Minister.

– Het vermoedelijk beloop van de aantallen over het gehele jaar.

– De realisatie van de prestatie-indicatoren en een toelichting op eventuele afwijkingen ten opzichte van de afspraken waarnaar in de beschikking is verwezen.

Met betrekking tot de regelingen:

– De gerealiseerde kosten per regeling.

– Het vermoedelijk beloop van de aantallen.

Met betrekking tot de kosten die op afrekenbasis ten laste van de Minister komen:

– De kosten en besparingen in de verslagperiode.

– Het vermoedelijk beloop, in jaarcijfers.

– Een toelichting bij majeure afwijkingen.

Uiterlijk zes weken na afloop wordt over de verslagperiode de volgende informatie ter beschikking gesteld:

Het proces van bemiddeling, uitplaatsing en huisvesten van vergunninghouders

– Een rapportage van de voor de bemiddeling, uitplaatsing en eerste huisvesting relevante ontwikkelingen en acties, waar mogelijk gekwantificeerd.

– Een inventarisatie van knelpunten, respectievelijk te verwachten knelpunten, bij het proces van bemiddeling, uitplaatsing en eerste huisvesting. Bij deze inventarisatie wordt gebruik gemaakt van door gemeenten aangedragen of via de helpdesk verkregen signalen.

– Aanbevelingen om deze knelpunten het hoofd te bieden, ter optimalisatie van (de fasen van) het bemiddelings- en uitplaatsingsproces en het proces van eerste huisvesting in een gemeente.

Uiterlijk acht weken na afloop wordt over de verslagperiode de volgende informatie ter beschikking gesteld:

– De lasten- en batenrekening, uitgesplitst naar kosten- en batensoorten, en het vermoedelijk beloop. Opgenomen hierin is een overzicht van de ontvangen en/of toegezegde overheidssubsidies met een uitsplitsing naar project, danwel bestemd voor het totaal van de uitvoeringskosten of voor het totaal van de regelingen

– Een toelichting op de kosten- en batensoorten, met een aparte toelichting voor bijzondere baten en lasten.

– Een kasstroomoverzicht.

– Een balans met de omvang en de samenstelling van het eigen vermogen met een toelichting daarop, en de verwachting daarvan voor het einde van het jaar.

– De voortgang van de maatregelen met betrekking tot risico’s die in het jaarplan zijn geïdentificeerd. Indien er sinds het jaarplan nieuwe risico’s zijn ontstaan of ontdekt, worden deze gemeld.

Zodra dit mogelijk is wordt na afloop van de verslagperiode de volgende informatie ter beschikking gesteld:

Een raming van de bezetting, van de instroom en van de uitstroom voor de 24 maanden volgend op het einde van de halfjaarperiode. Bij tussentijdse majeure wijzigingen in de ramingen zal het COA de Minister daarover informeren.

Overige per zes maanden te verstrekken informatie

– Een toelichting bij majeure afwijkingen. Een overzicht van de centra, naar modaliteit, op de kaart van Nederland

– Een toelichting op de door het COA gehanteerde begrippen.

De per maand te verstrekken informatie wordt aan de Minister verstrekt uiterlijk 10 werkdagen na het verstrijken van de verslagmaand.

Bij elk der aangegeven grootheden worden verstrekt:

a. Het maandcijfer van de verslagmaand.

b. De maandcijfers van alle eerdere maanden van het betreffende jaar

c. Voor zover relevant het cumulatieve cijfer, dit is de som van alle maandcijfers van het betreffende jaar.

De per maand te verstrekken informatie wordt weergegeven als de stand per de eerste van de maand volgend op de verslagmaand, als gemiddelde of als totaalcijfer.