a. wet: Wet toezicht trustkantoren;

b. DNB: De Nederlandsche Bank N.V.;

c. integere bedrijfsvoering: een zodanige sturing van de organisatie van het trustkantoor en inrichting van de processen van en met betrekking tot het trustkantoor dat integriteitsrisico's worden beheerst;

d. integriteitsrisico: het risico van aantasting van de reputatie van het trustkantoor of van de financiële markten in het algemeen als gevolg van een ontoereikende naleving van privaat-, bestuurs-, fiscaal-, of strafrechtelijke verplichtingen;

e. integriteitsgevoelige functie:

1° een leidinggevende functie die is geplaatst direct onder het echelon bestaande uit de personen genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel a of b, van de wet; of

2° een functie waaraan overigens een bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor;

f. incident: een voorval dat een ernstig gevaar vormt voor een integere bedrijfsvoering van het trustkantoor, waaronder wordt begrepen een handelen of nalaten van de personen genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel a, b of c, van de wet, van een personeelslid van het trustkantoor, van een derde of van een doelvennootschap;

g. bestuur: ieder van de bestuurders van het trustkantoor genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel a, van de wet en ieder van degenen genoemd in artikel 3, eerste lid, onderdeel b, van de wet;

h. procedurehandboek: de schriftelijke vastlegging van de uitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico's, uitgewerkt in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen;

i. organisatieschema: het overzicht dat schematisch de verschillende functies binnen het trustkantoor weergeeft en waarin is aangegeven welke personen deze functies vervullen en welke functies integriteitsgevoelig zijn;

j. trust: een trust in de zin van het Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en inzake de erkenning van trusts, Trb. 1985, 141.

　

a. een integere bedrijfsvoering;

b. de naleving van hetgeen in deze regeling is bepaald.

　

1.Het trustkantoor beschikt over een actueel procedurehandboek. Het procedurehandboek voorziet in:

a. procedures omtrent de naleving van de bij of krachtens de wet, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de Sanctiewet 1997 gestelde regels;

b. een zodanige vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden dat functiescheiding aanwezig is tussen functies met een uitvoerend en controlerend karakter;

c. procedures met betrekking tot de omgang met en eisen aan personeelsleden in een integriteitsgevoelige functie;

d. procedures met betrekking tot de omgang met incidenten;

e. procedures met betrekking tot de interne controle, op basis waarvan kan worden vastgesteld dat het trustkantoor zijn activiteiten uitvoert in overeenstemming met het in de wet en deze regeling bepaalde en met hetgeen in het procedurehandboek met betrekking tot onderdeel a tot en met d is vastgelegd.

2.Het trustkantoor draagt ervoor zorg dat het procedurehandboek binnen de organisatie bekend is en wordt nageleefd.

3.Het trustkantoor beschikt over een actueel organisatieschema.

　

1.De procedures als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onderdeel c, waarborgen de betrouwbaarheid van een personeelslid dat het trustkantoor voornemens is in een integriteitsgevoelige functie te benoemen of te benoemen in een integriteitsgevoelige functie van een hoger niveau en verplichten het trustkantoor ten minste tot:

a. het controleren van de identiteit van betrokkene;

b. het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid;

c. het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van een integriteitsgevoelige functie op een gegeven niveau.

2.Het trustkantoor voert een zodanige administratie dat uit het dossier van een personeelslid dat is benoemd in een integriteitsgevoelige functie blijkt dat is voldaan aan het bepaalde in het eerste lid.

3.Het trustkantoor hanteert objectieve, kenbare criteria om een functie te kwalificeren als een functie die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor.

　

1.Het trustkantoor is verantwoordelijk voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degene die zich jegens het trustkantoor verbindt anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden in een integriteitsgevoelige functie te verrichten.

2.Het trustkantoor kan de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van betrokkene als bedoeld in het eerste lid onder de voorwaarde dat:

a. het trustkantoor inzicht heeft in de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever en heeft vastgesteld dat deze geen afbreuk doen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen;

b. het trustkantoor zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehoudt dat door of namens het trustkantoor een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden.

3.Het trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkene als bedoeld in het eerste lid.

　

1.Het trustkantoor waaraan over een betrokkene inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële instelling:

a. verklaart schriftelijk dat hij geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel, indien daartoe aanleiding bestaat,

b. verstrekt schriftelijk inlichtingen en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen.

2.Onverminderd het bepaalde in het eerste lid onthoudt het trustkantoor zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een (voormalig) personeelslid indien het trustkantoor weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van betrokkene wordt gegeven.

　

1.De procedures als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onderdeel d, leggen ten minste de wijze van afhandeling van incidenten vast en verplichten tot een administratieve vastlegging van incidenten.

2.Het trustkantoor neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen.

3.Het trustkantoor informeert DNB onverwijld omtrent incidenten, indien:

a. aangifte van een incident bij justitiële autoriteiten zal plaatsvinden of is gedaan;

b. het voortbestaan van het trustkantoor wordt bedreigd of zou kunnen worden bedreigd;

c. sprake is van een ernstige tekortkoming in de opzet en werking van de maatregelen ter bevordering of handhaving van een integere bedrijfsvoering door het trustkantoor;

d. mede gelet op verwachte publiciteit rekening gehouden behoort te worden met een ernstige mate van reputatieschade aan het trustkantoor;

e. de ernst, omvang of de overige omstandigheden van het incident in aanmerking genomen, DNB in verband met haar toezichtstaak redelijkerwijs geïnformeerd behoort te worden.

　

1.Het trustkantoor kent de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende van een doelvennootschap en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert en aan de hand waarvan de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld.

2.Indien een doelvennootschap geen uiteindelijk belanghebbende heeft, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3.Het trustkantoor verleent geen dienst voordat aan het eerste of tweede lid is voldaan.

　

1.Het trustkantoor heeft bij het verlenen van een dienst aan een doelvennootschap kennis van de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast.

2.Het trustkantoor beschikt over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap en beoordeelt of hieraan integriteitsrisico's zijn verbonden.

　

1.Bij het verkopen van rechtspersonen door het trustkantoor, kent het trustkantoor de identiteit van de koper en van de natuurlijke persoon die een gekwalificeerde deelneming houdt in de koper. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan is bepaald welke natuurlijke persoon een gekwalificeerde deelneming houdt in de koper en aan de hand waarvan de identiteit van deze natuurlijke persoon en van de koper is vastgesteld.

2.Indien bij het verkopen van rechtspersonen geen natuurlijke persoon een gekwalificeerde deelneming houdt in de koper, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3.Het trustkantoor heeft kennis van de herkomst van het vermogen van de koper en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast. Ook beoordeelt het trustkantoor of integriteitsrisico's aan de verkoop van rechtspersonen zijn verbonden.

4.Het trustkantoor sluit geen overeenkomst terzake van het verkopen van rechtspersonen voordat aan het eerste en tweede lid is voldaan.

　

a) beschikt over een op risico gebaseerd beleid om te bepalen of de uiteindelijk belanghebbende een politiek prominent persoon is;

b) laat de beslissing tot het aangaan van een relatie met een politiek prominent persoon nemen of goedkeuren door personen die daartoe door het trustkantoor gemachtigd zijn;

c) treft adequate maatregelen om de bron van het vermogen vast te stellen dat bij de zakelijke relatie wordt gebruikt; en

d) oefent doorlopende controle uit op de zakelijke relatie.

　

1.Indien het trustkantoor optreedt als trustee van een trust, kent het trustkantoor de identiteit van de insteller van de trust en van de uiteindelijk belanghebbende bij de trust en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie de insteller is en welke natuurlijke persoon als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan de identiteit van de insteller en van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld.

2.Indien er geen uiteindelijk belanghebbende is, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3.Het trustkantoor heeft bij het verlenen van de in het eerste lid genoemde dienst kennis van de herkomst van het vermogen van de insteller van de trust en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast.

　

a. een actueel uittreksel van de inschrijving van het trustkantoor in het handelsregister van de Kamers van Koophandel en Fabrieken en een actueel overzicht van (mede) beleidsbepalers van het trustkantoor met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats;

b. een actueel overzicht van houders van een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor, met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats;

c. een afschrift van de statuten van het trustkantoor;

d. een actueel overzicht van de formele en feitelijke zeggenschapsstructuur en zeggenschapsverhoudingen van het trustkantoor en van de groep waartoe het trustkantoor behoort;

e. een structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort;

f. het procedurehandboek en organisatieschema;

g. de vastlegging ingevolge artikel 11, eerste lid;

h. de vastgestelde jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren danwel de voorlopige jaarcijfers indien een jaarrekening nog niet is vastgesteld.

　

1.Het trustkantoor beschikt over een cliëntacceptatiedossier voor iedere doelvennootschap en terzake van iedere verkoop van een rechtspersoon en terzake van iedere trust waarbij het trustkantoor als trustee optreedt. Een cliëntacceptatiedossier bevat tenminste de volgende bescheiden:

a. de schriftelijke overeenkomsten tussen het trustkantoor en de doelvennootschap en andere overeenkomsten die het trustkantoor heeft gesloten terzake van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet;

b. een overzicht van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet en de gegevens genoemd in de artikelen 12, 13, eerste lid, 14, 15 en 16.

2.Het trustkantoor houdt het cliëntacceptatiedossier beschikbaar voor DNB.

3.Met inachtneming van toepasselijke wettelijke voorschriften wordt een cliëntacceptatiedossier ten minste vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaard.

4.Het eerste tot en met het derde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van andere bij algemene maatregel van bestuur aangewezen diensten, als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, onder 5°, van de wet.